I en tid der profesjonelle utleiere i økende grad fokuserer på compliance, risikostyring og revisjonsvennlige løsninger, er ikke betalingsflyt lenger bare en teknisk detalj. CFO-er og styrer stiller nå kritiske spørsmål om operasjonell risiko og hva som skjer dersom en leverandør som håndterer leieinntekter skulle få problemer.
Unite Living har tatt et aktivt og strategisk valg om å tilby en direkte betalingsflyt-modell. Dette innebærer at leieinntektene går uavkortet og direkte fra leietaker til utleiers egen bankkonto, uten forsinkende mellomledd eller regulatorisk gråsoner.
For å hjelpe styret med å vurdere risikoen i ulike modeller, har vi samlet konkrete spørsmål dere bør stille systemleverandøren:
Mange konkurrenter i markedet benytter klientkonto-lignende løsninger hvor leieinnbetalinger går inn på en konto i leverandørens navn før de fordeles videre til utleier. I Unite Living er svaret på dette spørsmålet et tydelig nei, da systemet vårt er bygget for å sikre at midler aldri mellomlagres hos oss. Vi fungerer som en ren systemleverandør som håndterer prosess, automatisering og kontroll, men vi sitter aldri på selve pengene. Ved at leietaker betaler direkte til utleiers bankkonto, eliminerer vi unødvendige mellomledd og den risikoen som følger med å la en ekstern part forvalte innestående leieinntekter.
Aktører som håndterer innestående midler på vegne av mange kunder, risikerer å bli definert som betalingsforetak, noe som utløser strenge krav om konsesjon, kapitalbuffer og tilsyn. Virksomheter som opererer i gråsoner mellom programvare og finanstjenester uten slike tillatelser, representerer en betydelig regulatorisk risiko for sine kunder. For Unite Living er svaret nei, fordi vi har valgt en modell som ligger trygt innenfor rollen som et rent programvareselskap. Vi flytter aldri penger; vi leverer teknologien som lar banken gjøre det de er best på, mens vi sørger for kontrollen og oversikten.
I Unite Living krediteres midlene alltid utleiers egen bankkonto, og betalingsinstruksjonen på fakturaen peker direkte til utleier. Dette er et viktig strategisk valg fordi det sikrer at utleier ikke er eksponert for leverandørens kreditorer eller andre forhold som kan påvirke innestående midler. Ved å la fakturaen sendes med utleiers eget kontonummer, sørger vi for at leietaker betaler direkte til riktig mottaker uten omveier eller forsinkelser. Dette gir utleier full kontroll over likviditeten fra første sekund, samtidig som det fjerner risikoen for feil i allokeringen fra en samlekonto.
For selskaper som benytter klientkontoer, er spørsmålet om adskillelse av midler helt avgjørende for å hindre sammenblanding av økonomi. Dette spørsmålet er imidlertid irrelevant for Unite Living, da systemet vårt aldri håndterer, mottar eller er i besittelse av kundemidler overhodet. Denne modellen skaper en klar og ryddig ansvarslinje hvor banken er bank og SaaS-leverandøren er SaaS-leverandør. Ved å fjerne oss helt fra pengestrømmen, eliminerer vi også kompleksiteten som ofte gjør det vanskelig for CFO og revisor å dokumentere ansvar og kontrollflyt i "gjør alt"-løsninger.
En transparent og enkel betalingsflyt er avgjørende for at modellen skal være enkel å auditere for både interne og eksterne revisorer. Unite Livings modell er designet for å være oversiktlig og viser en direkte linje fra leietakers betaling til utleiers bankkonto uten noen form for mellomstopp. Når revisor ser direkte sammenheng mellom faktura, innbetaling og utleiers bankkonto, forenkles revisjonsprosessen betraktelig sammenlignet med komplekse oppgjørsflyter via tredjeparter. Denne transparensen gir styret og ledelsen trygghet på at internkontrollen er robust og lettfattelig.
Dette er kanskje det mest kritiske spørsmålet for risikostyring, da midler som står på en leverandørs konto i verste fall kan bli fastlåst i en konkursbehandling. I Unite Living er midlene trygge og fullstendig upåvirket av vår økonomiske situasjon, da de aldri har vært innom våre kontoer. Denne modellen reduserer kundens avhengighet av oss som leverandør betraktelig; skulle vi få problemer, har dere fortsatt full tilgang til deres egne leieinntekter i deres egen bank. Dette er en av de største fordelene med direkte betalingsflyt, da det sikrer kontinuitet i driften uavhengig av eksterne faktorer.
En modell som tåler styrerommet
Ved å stille disse spørsmålene kan styret sikre at de velger en løsning som ikke bare er effektiv, men som også tåler granskning fra CFO, revisor og myndigheter. Riktig rollefordeling mellom bank og systemleverandør gir mindre risiko, mindre kompleksitet og bedre compliance for profesjonelle eiendomsaktører. Banken skal være bank, og vi skal være SaaS – det er den mest fremtidsrettede og trygge veien for moderne utleieforvaltning.
Har du flere spørsmål? Besøk vår side om betalingsflyt eller ta kontakt for en gjennomgang av hvordan vi automatiserer forvaltningen din uten å ta over kontrollen på pengene dine.