For bare få år siden ble håndtering av leieinnbetalinger sett på som en ren teknisk detalj, men i dag er dette et sentralt spørsmål for styret og ledelsen i profesjonelle eiendomsselskaper. Markedet har beveget seg bort fra tilfeldige og midlertidige løsninger og over til en hverdag preget av industrialisert drift, strengere compliance og økt fokus på risikostyring. CFO-er og styrer er i dag langt mer bevisste på operasjonell risiko, spesielt når det gjelder bruk av tredjeparter som fungerer som mellomledd for selskapets leieinntekter.
For å møte disse kravene har Unite Living valgt en modell med direkte betalingsflyt. Mens mange bruker klientkontoer, betaler leietaker hos oss alltid direkte til din bankkonto. Som ren systemleverandør håndterer vi prosessen og kontrollen, mens banken håndterer pengene.
Hovedårsaken til at styret må engasjere seg, er den finansielle risikoen som oppstår når penger flyter via leverandørens systemer i stedet for direkte til eier. Mange tradisjonelle løsninger bruker modeller der leien går inn på en konto i leverandørens navn før den fordeles videre.
Dette reiser kritiske spørsmål om operasjonell risiko:
Leverandørkonkurs: Dersom en systemleverandør skulle få økonomiske problemer, kan kundenes leieinntekter i verste fall bli fastlåst i en konkursbehandling fordi pengene står på leverandørens konto.
Systemfeil eller svindel: Å la en ekstern part stå som mellomledd for store pengestrømmer skaper en sårbarhet for både tekniske feil og menneskelig svikt.
Likviditetsforsinkelse: Mellomledd introduserer ofte unødvendige forsinkelser før pengene faktisk lander på utleiers konto.
Ved å velge en modell med direkte betalingsflyt, der leietaker betaler rett til utleiers bankkonto, elimineres disse risikoene fra dag én.
Finanstilsynet og andre myndigheter har de siste årene økt sin oppmerksomhet rettet mot selskaper som opererer i gråsonen mellom programvare og finanstjenester. Virksomheter som tar imot penger på vegne av andre, opererer i kjernen av det som reguleres som betalingstjenester. Dette utløser typisk krav om konsesjon, kapitalkrav og omfattende rapportering.
For et styre er det avgjørende å vite om deres leverandør opererer med de nødvendige tillatelsene, eller om selskapet utsetter seg for regulatorisk risiko ved å bruke en uregulert mellommann. En ryddig rollefordeling – der banken håndterer pengene og systemleverandøren håndterer prosessen – er den eneste måten å fjerne denne usikkerheten helt.
Moderne eiendomsforvaltning krever sanntidsinnsikt og full sporbarhet. Eksterne revisorer stiller i dag langt strengere krav til dokumentasjon av kontrollflyt enn tidligere. Modeller hvor penger går via mellomledd og samlekontoer gjør revisjonsarbeidet unødvendig komplekst og vanskelig å dokumentere.
Når betalingsflyten er direkte, blir revisjonen langt enklere:
Betalingsflyt i utleieforvaltning har blitt et styrespørsmål fordi det handler om hvem som skal ha kontrollen over selskapets viktigste ressurs: kapitalen. Ved å skille mellom rollene – der banken er bank og systemleverandøren er et programvareselskap (SaaS) – reduserer man risiko, sikrer compliance og skaper en mer robust organisasjon.
Det handler om å velge en modell som ikke bare fungerer i hverdagen, men som også tåler de tøffeste spørsmålene fra styrerommet.
Vil du vite mer om hvordan vi ruster din betalingsflyt for styrerommet? Eller hvilke spørsmål styret og ledelsen bør stille leverandøren? Besøk vår side om betalingsflyt eller ta kontakt for en gjennomgang av hvordan vi automatiserer forvaltningen din uten å ta over kontrollen på pengene dine.